譚小芳：多項目管理中如何高效管理資源？

日期：2015-07-09 15:27 閱讀次數:

隨著社會經濟的發展，企業經營的多樣化，以及規模的巨大化，越來越多的項目導向型企業已經不僅僅運行一個項目，而是同時運行N個項目。如何同時對這些項目進行有效管理，提升多項目管理效益，是現代企業贏取競爭優勢的有力手段。

相比單個項目管理，多項目管理要復雜的多，要促使企業內所有的項目都能夠順利實施，需要協調解決的難題非常多，既要處理好項目實施的優先順序，也要處理好項目間的依賴和約束，更要做好項目間的溝通和協作，這其中，合理分配每個項目所需資源、避免資源沖突和浪費，成為了整個多項目管理中的難點。

資源是有限的，項目卻在不斷的增加，如何合理分配資源、優化資源使用顯得非常重要。在企業的多個項目管理過程中，資源不合理使用現象比比皆是：

同一資源在同一時間被分配到不同的項目，左右為難，造成工期延誤;

某一資源在特定時間內無人問津，資源積壓，造成浪費;

某一資源在特定時間內被多次分配，“疲于奔命”，消損巨大;

……

自古以來，分配便是一個歷史難題。如對社會主義勞動成果的分配，從按需分配到按勞分配，不斷地艱辛探索，才有了一種合理的可以有效避免社會矛盾激化的分配制度。那么，多項目管理中，如何處理資源分配這個難題呢?怎樣的資源分配才是合理高效的呢?

首先，資源分配情況要清晰明了。面對項目多、資源種類也多的現狀，加上管理手段的局限，許多管理層在進行資源分配時對資源的計劃使用情況難以全面了解，無法清楚地了解某個資源某段時間的計劃使用情況，資源分配容易沖突。因此，多項目管理中，每個資源的分配情況必須清晰明了，從源頭上避免資源沖突現象。

其次，資源實際使用情況要實時跟蹤。計劃永遠趕不上變化，實際項目運行過程中，總會出現這樣或那樣的意外，某個資源隨時都有可能被調去其他項目使用，原有的資源使用計劃被打亂，容易產生資源沖突。多項目管理中，要能夠實時跟蹤并更新資源實際使用情況，根據資源實際使用情況及時調整資源使用計劃，實現資源的合理分配。

最后，資源使用情況要能實時統計。除了資源沖突，多項目的資源使用還存在兩個極端，要么某一資源無人問津，被空置，造成資源浪費;要么某一資源被過多使用，消耗過大，筋疲力盡……多項目管理中，企業要能夠對資源使用情況進行實時統計，以便空置或過多使用資源時進行及時調整。

8thManage PMO是由高亞科技(廣州)有限公司研發的全新一代多項目管理系統，面對復雜的多項目資源管理，8thManage PMO提供各種先進的資源管理功能，如自動根據資源技能和可分配時間跨區域和部門查找合適的資源，通過查看資源列表，每一個資源的被申請情況一目了然，資源分配更加合理;實時跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用情況，確保資源使用無沖突;同時，系統還能夠對資源的計劃使用情況與實際使用記錄進行比較分析，自動檢測資源的過度分配與不合適的資源，以便及時進行調整。

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