譚小芳解讀企業檔案管理

日期：2015-07-10 15:47 閱讀次數:

前言：

隨著企業信息化建設的加速，您的企業是否存在以下問題：

檔案管理工作如何創新？
檔案管理隸屬關系變更的思考？
檔案信息管理如何標準化和規范化？
您的企業是否在為建立一個規范的檔案管理制度而找不到標準？
如何按公司的實際需要建立信息平臺，成為企業在工作中能充分利用資源？

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。著名企管專家譚小芳老師（官網www.tanxiaofang.com）根據現代企業的特點，特別推出《檔案管理培訓》課程，歡迎各界學員預定課程（預定熱線：13733187876），尋找企業檔案管理的全面解決方案！

檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

著名企管專家譚小芳老師表示，由于電腦的普及，許多材料都存儲在電腦或U盤里，不少企業忽略了檔案管理，文件隨處可見，資料用過就扔，沒有一點安全保密觀念，當然這從另一方面反映出新時期檔案管理的新特點。一個沒有檔案的企業就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業如何積累自己企業的歷史、完善和總結企業的成功經驗，一定是個難題。

大量事實證明，檔案在企業管理中有著不可忽視的作用。一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經濟時代企業家決策要根據各種資料、數據、信息，搞好企業需要匯集各方面信息，對決策而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。譚小芳老師總結了檔案管理的作用和意義幾點如下：

1、準確反映企業成長歷程

首先聲明，不想成長的企業勿需檔案管理。檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。

2、防患企業商業秘密外泄

企業檔案無不涉及商業機密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業文化的活標本

很多企業搞企業文化建設總喜歡請專家幫忙，殊不知，企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業員工自己培養創建起來的，是不假外求的東西。

5、企業宣傳的資料庫

檔案管理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作；檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。

6、員工成長的珍貴史料

很多企業員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。

7、有力的法律武器

企業檔案真實記錄了企業進行知識創新的過程、內容、結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證，當發生知識產權糾紛時，檔案能起到至關重要的作用，是企業保護知識產權的有力武器。

譚小芳老師在調研中發現——目前，企業檔案管理特別是中小民營企業檔案管理普遍比較薄弱，主要原因是企業老板的檔案意識不強，管理方式原始，甚至還存在不知檔案為何物，更談不上檔案利用了。有的即便是利用檔案也是很原始的，忽視了檔案為企業文化、形象、企業精神等方面的二次深層次開發。

要改變這一狀況，企業管理者必須樹立知識管理思想，企業應根據自身的需要建立科學的檔案管理制度，包括對各類文件、材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和銷毀等內容，并對企業內外各種信息、知識進行有效識別、全面搜集、科學的加工和充分的運用，以此促進知識共享、鼓勵知識創新，實現知識增值，它是利用企業集體智慧提高企業應變能力和創新能力的重要途徑。

企業管理千頭萬緒，但不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金，企業文化、社區往來等等，都離不開企業檔案、文印收發、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務性的工作。相關人員要有原始憑證、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的手續履行；要有回執、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本；要有當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字條等等，都是法律證據的基本要素。

總之，檔案管理已經是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但是在新的信息時代如何管理檔案，需要我們每一個企業成員群策群力，獻計獻智，才能做好！

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