譚小芳：行政管理，實務手冊！
日期：2015-08-29 11:49 閱讀次數:
前言：
概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能；其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務。今天我們限于篇幅，就著重講一講企業行政管理的核心兩個字：“協調”——那么，在國內權威的企業行政管理研究專家譚小芳老師看來，行政管理的協調功能包括兩方面的內容——
一是協調公司內部各部門間的關系，二是協調企業與社會其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系。行政管理對內部各部門間的關系的協調，是以對計劃的分工執行和控制為基礎的。在執行計劃控制的過程中，行政管理部門應該對各部門的計劃執行情況和執行進度進行協調，以調整好企業的整體計劃的實施。同時，還應該對各部門在執行工作計劃的過程中在日常事務上所發生的矛盾沖突進行調解，使企業各部門之間能夠團結和協調一致，維持企業的穩定和正常運行。
行政管理的另一項協調任務，是協調企業同其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系。這種關系之所以是非業務的，是因為企業的運行是在各部門明確分工的基礎上才得以健康而穩定地進行的。行政管理部門的職權并不能超越企業的內部分工。
明確這一點是很重要的，這樣可以避免企業的行政管理部門插手業務，從而避免在業務部門和行政管理部門之間造成矛盾沖突，避免使企業的運轉陷于混亂。行政管理對企業與其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系的協調，其主要內容是在維護企業的基本權益的基礎上，發展同社會各有關單位的友好交往，緩解矛盾沖突，從而為企業爭取一個好的生存環境。
譚小芳老師與現代先進的企業行政管理相比，我國還存在很大差距。此外，計劃經濟時代的后遺癥在我國企業行政管理中遠未消除，因此中國企業行政管理的改進工作艱巨而迫切。這其中，除為適應市場經濟而轉機建制和提高管理水平外，還須注意以下問題：
1、按規范化要求，適當調整企業行政機構。目前，雖然企業行政管理已有相當長的歷史，但行政機構仍存在諸多不規范之處，如企業行政機構臃腫、人員配置紊亂、管理渠道冗余復雜等。對這些問題，應從行政機構的體制和結構兩方面加以解決。要明確各級行政機構的職能作用，按實用性和科學性原則去合理建立行政機構系統。
2、健全企業行政管理的領導體制。科學的行政管理體制包括三方面內容:以行政首長負責制為主，咨詢機構為補充，建立有相應的行政監督部門。我國現行的企業領導體制基本上是黨政合一甚至以黨代政，未能給行政首長以真正有效的行政管理權；有的領導體制不健全，以行政首長的個人意志代替行政管理的系統工作，或缺乏相應的輔助人員或沒有相應的監督機構和手段。這些都要逐步改進，以加強和提高行政管理工作及其質量。
3、定期評價業績，擇優使用行政管理人才。企業人事部門雖一直以業績評價作為行政管理人員晉升的標準，但長期缺乏科學性和準確性，人為因素干擾太多，也有技術欠缺因素，對于前者可用部門監督方法逐步消除，而對于后者則須從人才學角度，綜合運用定量分析與定性分析等科學手段，準確作出評價。
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能；其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務。
譚老師（預定行政管理培訓，請聯系13938256450）表示行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的"參謀和助手"，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的"高參和臂膀"。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有沖力的領導者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰術家，還要努力做好一個戰略家。
企業行政管理，是指企業行政部門和行政人員依靠企業行政組織、按照企業行政管理系統的行政流程管理整個企業的一系列措施和方案。在現代企業中，制定戰略決策的企業決策中心屬“企業管理意志的表達”；執行戰略決策的企業行政系統則屬“企業管理意志的執行”。企業決策中心主要關注“重大而帶指導性的事項”，而企業行政系統則需關注“個別而細微的事項”。
由于行政后勤管理工作是為公司的生產經營服務的，不能產生直接的經濟效益，做好了是應盡的職責，做不好則會引起員工的意見和投訴。譚小芳老師在行政管理崗位上工作多年，最深切的體會是如果你把自己當作公司的管家,把同事當作你的長輩和晚輩，和相關方的接觸有禮有節，出現的問題才比較容易得到解決。
也就是說在工作中溝通十分重要，包含了與公司內部溝通和與外部相關方的溝通兩個層面，管理溝通是一門技術，也是一門藝術。有效的管理溝通是行政領導者確立良好形象、取得職場成功的秘訣之一。譚老師表示一位善于溝通的領導往往可以事半功倍。
反之，如果缺乏溝通技巧，不但自己倍感壓力與苦惱，而且容易造成組織信息梗阻與栓塞。作為擔任領導職務的公務人員，其溝通能力不僅是行政領導者個人能力的反映，同時也是影響組織效能的關鍵，進而關系到黨和政府的執政能力。
目前隨著我國行政體制改革的不斷推進和深入，在行政溝通方面取得了一定的進步和改善，信息的公開化和透明化得到了一定程度上的實踐，行政管理的電子化和網絡化程度進一步提高，相關的組織系統和制度保障逐步建立。
但在此過程中，仍存在諸多障礙問題，主要表現在：信息來源少，信息對流量嚴重不足；溝通方式較單一，‘文山文海‘仍是溝通的主要途徑；信息傳遞層節過多，主觀上的意思表示不一致，導致信息傳遞慢，人為損失較為嚴重，失真率高等。譚小芳認為行政溝通應遵循以下三條原則：
一是要平等溝通。參與行政信息溝通的雙方，一定要互相尊重、平等相待，以同志式的、商量或建議的方式溝通信息，反對頤指氣使、盛氣凌人的態度和作風。只有這樣，才能使行政信息溝通順利進行。
二是要準確簡明。行政信息溝通一定要清晰、準確，不能使用模棱兩可、含混不清的概念，否則就會造成歧義或誤解。與此同時，行政溝通又要求簡單明了。只有簡單明了，才有利于信息的傳遞、記錄、理解和應用，才有利于提高工作效率。冗長的談話、報告、指示，往往使人抓不住中心，把握不了要領。結果，既影響了信息溝通的效果，又降低了工作效率。
三是要及時溝通。行政信息溝通具有明顯的時限性，該溝通的情況，應及時溝通，并及時商量對策，采取措施，才能起到應有的作用。
